System workflow w Twojej firmie

Dostęp do informacji i jej obiegu jest dziś uważany za kluczowy czynnik wpływający na wzrost konkurencyjności. Oprócz zwiększenia wydajności procesów, znacząco wpływa na redukcję kosztów (nawet o 40-50%*).


Co to jest w ogóle workflow ?

Workflow to oprogramowanie umożliwiające obieg dokumentów oraz informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Systemy informatyczne tej klasy automatyzują niemalże wszystkie procesy biznesowe zachodzące w organizacji i pozwalają dzięki temu na zamodelowanie procedury obiegu dokumentów oraz delegowanie zadań do wyznaczonych pracowników. Obieg dokumentów umożliwia także indywidualną kontrolę każdej grupy pracowników oraz systematyzację i weryfikację wykonywania powierzonych jej zadań.

Obieg dokumentów może zostać opisany w najprostszy sposób dzięki pokazaniu bezpośredniego przepływu danych pomiędzy osobami odpowiadającymi za poszczególne etapy realizacji zadania. Informacje, które krążą w systemie są następująco uporządkowane :

  • Dane, materiały oraz wykaz czynności i kosztów niezbędnych do realizacji zadania,
  • Wytyczne regulujące przeprowadzenie procesu: zasady postępowania oraz obowiązujące algorytmy, które implikują podejmowane działania oraz stosowane środki, a także regulują role poszczególnych pracowników, urządzeń oraz aplikacji biorących udział w przeprowadzaniu procesu,
  • Informacja o rezultacie, materiały oraz poniesione przy realizacji procesu koszty.

workflow Rys. 1 Schemat działania systemu typu workflow

Wszyscy użytkownicy systemu mają możliwość dodawania dokumentów do cyfrowego archiwum, tworzą wspólną bazę wiedzy, aktualizują ją. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zauważyć polepszenie procesu wymiany informacji w firmie oraz łatwiejszy dostęp osób uprawnionych do zgromadzonych zasobów.

Informatyczne rozwiązania w dziedzinie elektronicznego obiegu dokumentów przeznaczone są do gromadzenia, udostępniania oraz wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących z zewnątrz. Zawierają możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów.
Zastosowanie systemu typu workflow pozwala na:

  • Zbudowanie trwałej przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa w oparciu o efektywne wykorzystywanie dostępnej wiedzy;
  • Redukcję kosztów o blisko 40-50% oraz wyeliminowanie problemów związanych z kopiowaniem, przechowywaniem lub zagubieniem dokumentów;
  • Przyspieszenie obsługi spraw, klientów oraz zadań nawet o 90 %;
  • Pełną kontrolę odpowiedzialności za realizację zadań, zapewnienie bezpieczeństwa informacji;
  • Spójną, uporządkowaną i czasową realizację zadań na każdym etapie;
  • Łatwe i szybkie wyszukiwanie informacji oraz wgląd do dokumentów z każdego miejsca i o każdym czasie, z zachowaniem praw dostępu;
  • Ograniczenie do minimum występowania błędów, nieporozumień i opóźnień;
  • Automatyzację powtarzalnych i żmudnych dla pracowników czynności;
  • Pomoc w ocenie stopnia zaangażowania pracowników.

Podobne zastosowanie posiada rozwiązanie CCA UNIVE, które umożliwia zarządzanie informacją poprzez zapewnienie prawidłowego przebiegu spraw i dokumentów w organizacji, nadzór nad wykonaniem zadań i bezpieczne przechowywanie danych.

System składa się z dwóch, mogących działać samodzielnie modułów:

  • DOCFLOW – zarządzający elektronicznym obiegiem spraw i dokumentów (workflow) oraz
  • ARCHIVOS – przeznaczony do tworzenia i zarządzania cyfrowym e-archiwum.

workflow Rys.2 Schemat działania aplikacji CCA UNIVE